Инструкция по закупке материалов

Инструкция по закупке материалов.

Содержание

1. Просмотр задачи.
2. Создание заказа.
3. Создание счета поставщика.
4. Создание счета поставщика в виде файла.
5. Проверка корректности ввода/приемки товара в систему.

 

 

 

1.Просмотр задачи.

Для просмотра задач нужно зайти в раздел №1 “Задачи”. После в поле №2 будут все созданные задачи. Выбираем нужную.

Рисунок №1 – Список задач.

Рисунок №2 – Содержание задачи.

 

После открытия задачи в поле №1 будет перечень того, что необходимо закупить. Галочка на “Выполнено” пункт №2 ставится после создания заказа поставщику. Так же необходимо соединить документ “Задача” и “Заказ поставщику”. Для нажать на кнопку №3 – далее “редактировать” пункт №4.

Рисунок №3 – Привязка документа.

Для привязки документа нужно нажать на “документом” в области №1.

Рисунок №4 – Выбор привязываемого документа.

 

В поле №1 ставим “Заказ поставщику”. В поле №2 выбираем созданный заказ поставщику.

Создание заказа поставщику описано в разделе №2.

 

2. Создание заказа.

Примечание №1

Во ВСЕХ последующих картинках стоит статус «Проведено».

Данный статус ставится ТОЛЬКО при выполнении задачи.

Примечание №2

Ожидание - это товары, которых еще нет на складе, но поступление которых уже согласовано с поставщиком.

Данный статус ставится ТОЛЬКО при подтверждения от поставщика о получении оплаты и отправки товара.

 

Для создания заказа необходимо зайти в раздел №1, далее в подраздел №2 и нажать на «+Заказ».

Рисунок №5 – Создание заказа

В появившемся окне заполняем пункт №4 (склад где будет числиться заказанный товар), №5 (у кого закупается товар), №6 (перечень самого товара). Пункт №3 описан на рисунке №6.

При нажатии на кнопку пункта №3 откроется меню

В данном меню выбираем «Заказ поставщику».

После откроется окно рисунка №6.

Рисунок №6 – Окно отправки на почту заказа поставщику

 

• Email – ставится автоматически в соответствии с записанной электронной почтой в описании контрагента.
• Тема – выставляется автоматически с порядковым номером заказа.
• Сообщение – выставляется шаблон, который необходимо изменить в более подходящий вид. Пример: Доброго времени суток! Высылаем Вам заказ на закупку материалов. Список во вложении. Просьба выслать счет на данную почту «...».
  С уважением …»
• Документ – необходимо поставить галочку на «Отправить вложение». Формат самого документа по собственному усмотрению.

После нажимаем «Отправить письмо» и на почту получателя приходит сообщение как на рисунках №7 и №8.

Рисунок №7 – Пример содержания письма поставщику в формате PDF.

Рисунок №8 – Пример содержания письма поставщику в формате Excel.

После ждем ответного письма на почту отправителя заказа от поставщика со счетом.

После получения выполняем раздел №3.

3. Создание счета поставщика.

Для создания счета из заказа поставщика необходимо нажать на «Создать документ» и далее «Счет поставщика».

Рисунок №9 – Аналог рисунка №5, создание счета поставщика.

 

После откроется меню счета поставщика рисунок №10. Склад и контрагент запенятся автоматически, как в заказе поставщика. Пункт №1 «Счет поставщика №…» заполняется как внутренний документ. Пункт №2 «Входящий номер…» заполняется в соответствии с присланным документом от поставщика. Перечень товара может измениться, если поставщик по своим причинам не сможет поставить тот или иной товар. Изменять перечень нужно вручную, в соответствии с документом поставщика.

Рисунок №10 – Счет поставщика.

В нижней части документа найти и нажать    для добавления в документ счета от поставщика.

Так же данный счет отправить по почте ответственному по оплате и ждать от него платежное поручение. После получения выполнить раздел №4.

 

 

4. Создание счета поставщика в виде файла.

После получение платёжного поручения необходимо отправить его по почте поставщику с сообщением о том, что счет оплачен.

Для создания счета из заказа поставщика необходимо нажать на «Создать документ» и далее «Счет поставщика» как на рисунке №11.

Рисунок №11 – Аналог рисунка №5, создание исходного платежа.

Рисунок №12 – Окно создания исходного платежа.

Пункт №1 статус «Проведено» ставится ТОЛЬКО ПРИ ОПЛАТЕ (наличие галочки говорит о оплате). ОПЛАТА УЧИТЫВАЕТСЯ В СТАТЬЕ РАСХОДОВ СИСТЕМЫ МОЙСКЛАД.

Пункт №2 выставляется автоматически в соответствии с заказом поставщика. Общая сумма рассчитывается автоматически в соответствии с указанной в описании товара закупочной ценой. Пункт №3 статья расходов выставляется вручную в соответствии с типом платежа. Пункт №4 – перечень того, что будет оплачено.

В пункте №5 нажимаем “+Файл” и загружаем полученный от ответственного за оплату платежное поручение.

Краткий алгоритм:

1. Просмотр новой задачи на закупку.
2. Создание заявки поставщику
3. Поставщик получает заявку, формирует счет и направляет в ответ на почту.
4. После получения счета по ЭП, добавляем его в МойСклад в раздел “Счет поставщика”
5. Менеджер отправляет счет на оплату по ЭП ответственному по оплате.
6. Ответственный за оплату проводит платеж и направляет менеджеру в ответ платежное поручение.
7. Менеджер прикладывает платежное поручение к “Исходящему платежу” в системе МойСклад.
8. Менеджер отправляет письмо поставщику с платежным поручением и сообщением о том, что счет оплачен

5. Проверка корректности ввода/приемки товара в систему

Важно! Проверке приемки должна проходить в день самой приемки и не позднее 11 часов следующего дня.

Чтобы получить список приемок нужно перейти в раздел «Закупки» à подраздел «Приемки».

Вы увидите список всех приемок. Выберете документ приемки для проверки и откройте его.

Рисунок №13 – Документ приемки товаров

 

Вам следует проверить данные в документе приемки и сопровождающем документе товара(ов):

1. На тот ли склад был принят товар;
2. Верный ли контрагент был выбран;
3. Верные ли входящий номер и дата;
4. Верная ли валюта;
5. Те ли товары;
6. Наличие сканов сопровождающих документов. Данные документы можно найти в каждой приемке в разделе «Файлы»

Рисунок №14 – Документ приемки товаров – расположение приложенных фалов

Если в документе все верно, то необходимо выбрать в пункте №5 свою фамилию и инициалы. Внимание! Запрещено ставить за кого-то его фамилию и инициалы в данное поле.

Если в документе найдены ошибки – их необходимо зафиксировать скриншотом, создать word/excel или другой иной файл с описанием ошибки(ок), скриншотами ошибки(ок) в документе, со сканами сопровождающих документов, на основании которых делалась приёмка. Данный документ выслать ответственному за приемку лицу.

Рисунок №15 – Документ приемки товаров – расположение ответственного за документ